Privacyverklaring van vereniging Aikido Musubi Dojo Utrecht
3-7-2020
Musubi is een aikidovereniging die als doel heeft om de Japanse krijgskunsten en de Japanse cultuur te bevorderen. Dit gebeurt door het beoefenen van aikido en door de organisatie van aikido evenementen en seminars. Musubi is formeel erkend door de wereldorganisatie voor het aikido, de Aikikai Foundation (Hombu Dojo) in Tokio. De vereniging heeft geen winstoogmerk en wordt bestuurd door vrijwilligers.
Om de verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren verzamelt Musubi gegevens. In deze verklaring wordt aangegeven welke gegevens er verzameld worden, wat er met deze gegevens gebeurt en hoe wij omgaan met uw wensen omtrent uw gegevens. Wij beperken de verzameling van gegevens tot het minimum noodzakelijke.
Als u vragen heeft over het gebruik van uw gegevens dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de vereniging Tom Frijns: [email protected]
Dojo-bezoekadres is Gansstraat 164, 3582 EP Utrecht
KvK-nummer: Utrecht 74387294.
De verzamelde gegevens en het doel
Wij verzamelen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de overeenkomst met onze leden. Deze gegevens gebruiken wij om de administratie van de vereniging te voeren. Hieronder verstaan wij de ledenadministratie, de financiële administratie en de administratie van examens, evenementen, seminars en dergelijke. Wij gebruiken de gegevens niet op hiermee onverenigbare wijze. De verzamelde gegevens zijn:
Naam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, mailadres, bankrekeninggegevens, betaalgegevens, naam van eventuele begeleiders voor kinderen, diplomagegevens, deelnamegegevens aan seminars of evenementen, registratienummers, startdata en einddata.
Wij vragen u om bij inschrijving ook om aan te geven of er medische bezwaren zijn tegen deelname aan de aikidolessen. Deze gegevens zullen wij, buiten het inschrijfformulier, niet verder registreren of verwerken. Zij kunnen slechts aanleiding zijn voor een gesprek over toekenning van het lidmaatschap en eventuele aangepaste deelname aan lessen en dergelijke. Deze gegevens zijn noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen van betrokkene.
Daarnaast kunnen wij tijdens lessen, seminars en dergelijke foto’s of ander beeldmateriaal maken voor promotie-activiteiten en voor ons historisch archief. Bij inschrijving kunt u aangeven of u hiervoor toestemming geeft of niet. U kunt deze toestemming te allen tijde aanpassen.
Verwerking van de gegevens, toegang en bewaartermijn
Wij verwerken uw gegevens in diverse deeladministraties op de volgende wijze:
Ledenadministratie
Uw gegevens zijn opgeslagen in door een wachtwoord beveiligde documenten. Toegang tot deze documenten is beperkt tot de leden van het bestuur van de vereniging. Verwerker is de secretaris. Indien een ongeval heeft plaatsgevonden waarvoor het lid een beroep wil doen op de afgesloten verzekering, kunnen gegevens worden gedeeld met de verzekeraar. In geval van seminars of andere evenementen kunnen benodigde gegevens worden uitgewisseld met de betrokken deeladministratie. Bewaartermijn voor de lidmaatschapsgegevens is 5 jaar na afloop van het laatste lidmaatschapsjaar. Na verloop van die termijn zullen de gegevens worden verwijderd met uitzondering van naam en geboortedatum. Deze laatste worden bewaard voor ons historisch archief.
Financiële administratie
Uw gegevens zijn opgeslagen in door een wachtwoord beveiligde documenten. Toegang tot deze documenten is beperkt tot de leden van het bestuur van de vereniging. Verwerker is de penningmeester. Indien nodig voor de uitvoering van de overeenkomst kunnen gegevens worden gedeeld met de bank. In geval van seminars of andere evenementen kunnen benodigde gegevens worden uitgewisseld met de betrokken deeladministratie. Bewaartermijn voor de financiële gegevens is 10 jaar. Na deze termijn worden alle gegevens gewist.
Examen- en diploma-administratie
Uw gegevens zijn opgeslagen in door een wachtwoord beveiligde documenten. Toegang tot deze documenten is beperkt tot de leden van het bestuur van de vereniging en de Dojo Cho. Verwerker is de Dojo Cho. Indien nodig zullen de gegevens worden gedeeld met de Aikikai Foundation (Hombu Dojo). Bewaartermijn van diplomagegevens is onbeperkt.
Evenementenadministratie
Invulling volgt.
Foto-administratie
Beeldmateriaal wordt bewaard voor promotiedoeleinden en voor ons historisch archief. Wij zullen deze gegevens in principe niet verwijderen. Indien geen toestemming is gegeven tot gebruik van uw beeld, zullen wij zorgen dat u niet herkenbaar wordt weergegeven in de foto’s en ander beeldmateriaal in deze administratie.
E-mails
Wij bewaren e-mails niet langer dan 5 jaar tenzij dit nodig is voor de financiële administratie waarvoor de bewaartermijn 10 jaar is. Dit laatste geldt met name voor berichtenverkeer met de bank of de verzekeraar of voor specifieke mails waarin gesproken wordt over financiële regelingen.
Website
Onze website is beveiligd door een SSL-certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met de website prive is.
Algemeen
Gegevensuitwisseling vindt plaats tussen de verschillende deeladministraties, denk bijvoorbeeld aan het doorgeven van een contactadres uit de ledenadministratie aan de penningmeester voor het uitvoeren van de financiële administratie. Deze uitwisseling vindt plaats per mail of, na toestemming van de verwerker, door directe overname van de benodigde gegevens uit de andere deeladministatie.
Voor alle deeladministraties geldt dat jaarlijks, tussen einde jaar en de eerste algemene ledenvergadering, schoning zal plaatsvinden van niet meer benodigde gegevens.
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij u hiervoor toestemming geeft, dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of wij wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.
Verwerking van gegevens van kinderen
Kinderen worden net als volwassenen opgenomen in de administratie. Hiertoe geven ouders toestemming bij aanmelding van het kind.
Uw rechten
U heeft recht op transparante en juiste verwerking van uw gegevens. Als u vragen heeft over de verwerking van uw gegevens, aanpassing verzoekt ter rectificatie van die gegevens of bezwaar heeft tegen bepaalde verwerking van uw gegevens, kunt u contact opnemen met de secretaris van de vereniging. U moet zich hierbij identificeren. Wij zullen u zo spoedig mogelijk antwoorden, maar zeker binnen een maand.
Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Inbreuk in de persoonsgegevens
Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, melden wij deze zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat wij er kennis van hebben genomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden.
Wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen.
Wijziging van dit reglement
Op de website van Musubi kunt u altijd de laatste versie vinden van onze privacyverklaring. Indien er belangrijke wijzigingen zijn dan zullen wij u op de website en per e-mail hierover informeren.
Privacyverklaring
Informatie over gegevensverwerking in relatie tot Google Analytics
Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google Ireland Limited. Wanneer de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking van deze website buiten de Europese Economische Ruimte of buiten Zwitserland is gevestigd, dan wordt de Google Analytics gegevensverwerking uitgevoerd door Google LLC. Google LLC en Google Ireland Limited worden hierna “Google” genoemd. Bij gebruik van Google Analytics wordt de technische gegevensverwerking door Jimdo verricht. In dit opzicht wordt hier verwezen naar het privacyverklaring van Jimdo. Jimdo GmbH (Jimdo GmbH, Stresemannstrasse 375, 22761 Hamburg [email protected]) evenals de exploitant van deze website zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerking op deze website in relatie tot Google Analytics.
Google Analytics maakt gebruik van zogenaamde “cookies”, tekstbestanden die op het gebruikte apparaat opgeslagen worden en die een analyse van het gebruik van de website door de websitebezoeker mogelijk maken. De door de cookies gegenereerde informatie over het gebruik van deze website wordt in de regel naar een server van Google gestuurd en daar opgeslagen.
Google Analytics wordt op deze website uitsluitend gebruikt met de extensie "_anonymizeIp()". Deze extensie zorgt voor anonimisering van het IP-adres doordat dit wordt ingekort en voorkomt dat het rechtstreeks aan een persoon kan worden gerelateerd. Door deze extensie wordt het IP-adres door Google binnen de lidstaten van de Europese Unie of in andere lidstaten van het verdrag van de Europese Economische Ruimte van te voren ingekort. Het in het kader van Google Analytics door de betreffende browser doorgegeven IP-adres wordt niet met andere gegevens van Google gecombineerd.
In opdracht van Jimdo en de exploitant van de website zal Google de informatie die beschikbaar komt gebruiken om het gebruik van de website te analyseren, om rapporten over activiteiten op de website samen te stellen, en om andere met het gebruik van de website en van internet verbonden diensten aan Jimdo en de exploitant van de website te leveren (art. 6, par. 1, lit. f AVG). Het gerechtvaardigde belang voor de gegevensverwerking is gelegen in de optimalisatie van deze website, de analyse van het gebruik van de website en de aanpassing van de inhoud, wat door de beschikbaarstelling van de statistische functies van Jimdo mogelijk wordt gemaakt. De belangen van de gebruiker worden door de pseudonimisering voldoende gewaarborgd.
Google is gecertificeerd volgens het zog. Privacy Shield (lijst hier invoeren) en waarborgt op basis hiervan een adequaat gegevensbeschermingsniveau. De verstuurde en aan cookies gekoppelde gegevens, bijv. gebruikers-ID’s of advertentie-ID’s, worden na 50 maanden automatisch verwijderd. Gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden een keer per maand automatisch verwijderd.
De verzameling door Google Analytics kan worden voorkomen wanneer de websitebezoeker de cookie-instellingen voor deze website aanpast. De gebruiker kan bovendien te allen tijde en met werking voor de toekomst bezwaar maken tegen het verzamelen en opslaan van het IP-adres en de door cookies gegenereerde gegevens. De betreffende browser-plugin kan via de volgende link worden gedownload en geïnstalleerd: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
De bezoeker van de site kan voorkomen dat Google Analytics gegevens verzamelt door hier te klikken. Er wordt dan een “opt-out cookie” op de website geplaatst, dat zorgt dat de gegevens van de websitebezoeker niet meer worden verzameld als de bezoeker de website bezoekt.
Meer informatie over de gebruiksvoorwaarden van Google en gegevensbescherming is te vinden onder Voorwaarden Google Analytics resp. onder Overzicht Google Analytics.
Op grond van de betreffende wetgeving en de AVG heeft de websitebezoeker bepaalde rechten met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens die via deze Google Analytics gegevensverwerking worden verwerkt. In het bijzonder heeft deze recht op informatie, rectificatie, gegevensoverdraagbaarheid en wissing van zijn/haar gegevens. De websitebezoeker heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van zijn/haar gegevens. Ter behartiging van deze rechten van de betrokkene met betrekking tot de Google Analytics gegevensverwerking op deze website, kan de betrokkene (websitebezoeker) te allen tijde contact opnemen met Jimdo (Jimdo GmbH [email protected]) of met de exploitant van de website.